Função Organização

Nesse post vamos abordar a função organização. Esse é um assunto bem cobrado pelo CESPE e bastante difícil.

Vamos direto ao ponto, o que significa organização?

Organização tem dois sentidos, um como uma função administrativas, e um como uma espécie de instituição. Nosso foco é no primeiro e o segundo sentido abordamos no primeiro post da série de conteúdo para o concurso do TCU.

Organização no primeiro sentido é a função administrativa responsável por atribuir tarefas, agrupar tarefas em departamentosalocar recursos para a execução de tarefas.

Está relacionada ao arranjo e a disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos.

A organização tem duas perspectivas a horizontal e a vertical. Na horizontal definem-se as tarefas agrupadas em departamentos (departamentalização) e na vertical a definição formal de linhas autoridade e responsabilidade (cadeia de comando, amplitude de controle), também chamada de estrutura organizacional, desenho/arquitetura organizacional.

Assim como no planejamento (ver post anterior) a organização ocorre em todos os níveis organizacionais (ETO – estratégico, tático e operacional) em cada um há uma função a ser realizada:

  • Estratégico: estabelece o desenho organizacional (toda organização).
  • Tático: estabelece o desenho departamental das unidades organizacionais.
  • Operacional: estabelece o desenho de cargos e tarefas.

Veja na tabela:

Captura de ecrã 2015-07-15, às 9.00.28 PM

A estrutura organizacional vai definir o organograma pela definição das tarefas atribuídas às unidades organizacionais (divisões, departamentos, setores), definir as relações de subordinação (níveis hierárquicos e amplitude de controle) e a forma de comunicação entre as unidades e pessoas.

Vamos definir o que é cada uma dessas coisas antes de progredir, para não dar um nó na sua cabeça:

Organograma: é a representação gráfica da organização, você com certeza já viu um, são aquelas linhas com caixinhas que representam os departamentos.

Subordinação: são as relações de autoridade e responsabilidade entre departamentos e pessoas. Autoridade é o poder de dar ordens e cobrar resultados, responsabilidade é o dever de executar tarefas atribuídas e prestar contas pelos resultados do trabalho.

Hierarquia Administrativa: é número de níveis administrativos  que uma organização adota para assegurar a realização das tarefas e o alcance dos objetivos organizacionais.

Desenhei para ficar mais claro:

Captura de ecrã 2015-07-16, às 9.48.44 PM

Nessa imagem podemos ver 3 níveis administrativos, que seriam: presidente (presidência), diretores (direção) e Gerentes (Gerência). Existem 7 unidades organizacionais e as linhas do organograma representam as relações de subordinação. Destaquei em vermelho a relação de autoridade e responsabilidade com setas para indicar que um departamento ou pessoa tem responsabilidade em relação ao departamento acima (presidência) e que o presidente tem autoridade em relação ao departamento abaixo, na verdade todos…

Bom pessoal, mas isso tudo acima é para que vc possa compreender o que despenca nas provas do CESPE, que é departamentalização.

Para abordar departamentalização vamos começar do início. O que é departamentalização?

Departamentalização é a definição organizacional sobre a especialização horizontal, ou seja os desdobramentos das diferentes áreas da organização.

Vamos ver os principais tipos de departamentalização:

  • Funcional: é o agrupamento de atividades baseadas no uso de habilidades, conhecimento e recursos similares. São formadas pelas principais funções especializadas ou técnicas. Exemplos: produção, comercialização, finanças. Vejamos as características:

Captura de ecrã 2015-07-17, às 9.03.56 PM

  • Divisional: departamentos são agrupados de acordo com o resultado organizacional produzido. Cada divisão é uma unidade autocontida e autosuficiente para produzir um produto ou serviço. Também é chamada de estrutura por produto, por projeto ou unidades autocontidas. As Unidades Estratégicas de Negócios (UEN) são uma variação da divisional. Características:

Captura de ecrã 2015-07-17, às 9.13.48 PM

  • Matricial: é a combinação da funcional e da divisional, também denominada de organização em grade ou matriz, envolve cadeias de comando divisionais e funcionais (duplicidade/ambiguidade de comando) simultaneamente na mesma parte da organização. É uma estrutura mista utilizada quando a organização deseja ganhar os benefícios divisionais e manter a especialidade técnica das unidades funcionais. Características:

Captura de ecrã 2015-07-17, às 9.23.36 PM

  • Por equipes: é uma abordagem que organiza as pessoas em equipes multifuncionais em organizações horizontalizadas (poucos níveis hierárquicos). Pode ser de dois tipos: multifuncionais e permanentes. Na multifuncional ou equipes cruzadas, os funcionários de diversos departamentos funcionais são agrupados em equipes para resolver problemas comuns, é semelhante à matriz. Nas equipes permanentes, as equipes são como departamentos e as pessoas da equipe se subordinam ao mesmo supervisor, as equipes existem desde o topo até a base da organização. Características:

Captura de ecrã 2015-07-17, às 9.46.32 PM

  • Em rede: a organização desagrega suas principais funções em companhias interligadas por uma pequena organização central. Em vez de juntar as funções de produção, marketing e finanças em uma mesma organização esses serviços são proporcionados por organizações separadas que trabalham sob contrato e conectadas eletronicamente ao escritório central. Seu organograma é estrelado ou circular.

Captura de ecrã 2015-07-17, às 10.07.27 PM

Além desses tipos de departamentalização existem os seguintes tipos de organização, entre outras:

  • Híbridas: adotam diferentes tipos de departamentalização em uma mesma organização, geralmente variando entre cada nível organizacional.
  • Virtuais: dispensa escritórios convencionais, prédios e instalações físicas. São estremamente simples, flexível e ágil e totalmente assentada em tecnologia da informação (TI).
  • Organizações burocráticas: forma de organização baseada na lógica, na ordem e no uso legítimo da autoridade, baseada nos pressupostos da burocracia de Weber, representa a organização mais mecanicística segundo Chiavenato.
  • Organizações mecanicísticas:  são formas burocráticas de organização que operam com uma autoridade centralizada no topo, muitas regras e procedimentos, uma minuciosa divisão do trabalho, amplitudes administrativas estreitas e meios formais de coordenação. Os desenhos mecanísticos apresentam geralmente uma configuração alta e piramidal, muita hierarquia, especialização, formalização e muitas regras e procedimentos.
  • Organizações adptativas: são organizações que operam com um mínimo possível de características burocráticas e com culturas que encorajam a participação das pessoas e o empoderamento.

É importante não confundir a estrutura organizacional com a departamentalização, no desenho organizacional define-se a organização toda, tanto a estrutura vertical como a horizontal ou seja na decisão sobre o desenho organizacional aborda a departamentalização, assim como a cadeia hierárquica, a forma de comunicação os níveis hierárquicos.

Seguem alguns exercícios e qualquer dúvida poste nos comentários.

Questão 1: CESPE – Admin (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Acerca das funções e do processo da administração, julgue o item.

Realiza a função de planejamento do trabalho um gerente que divida o trabalho de sua equipe e designe os objetivos a serem alcançados pela unidade para cada um de seus membros com apoio da análise SWOT.

Questão 2: CESPE – Admin (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere a aspectos da estrutura organizacional, julgue o item subsequente.

Em ambientes rotineiros, com pouca mudança de mercado, as organizações tendem a adotar estruturas baseadas em processos ou em projetos para que haja melhor condução dos processos produtivos e entrega de produtos e serviços.

Questão 3: CESPE – Admin (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere a aspectos da estrutura organizacional, julgue o item subsequente.

A adoção pela organização da linha-staff, em que os especialistas de staff não interferem nas decisões das unidades para as quais prestam serviço, gera a desvantagem de criar uma área de assessoria de tipo linear e com autoridade única, duplicando os gastos dos recursos organizacionais.

Questão 4: CESPE – Admin (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere a aspectos da estrutura organizacional, julgue o item subsequente.

De acordo com a cadeia de comando e a hierarquia de uma estrutura organizacional, um gerente de produção tem autoridade sobre seu subordinado direto e responsabilidade para com seu diretor de produção.

Questão 5: CESPE – Admin (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere a aspectos da estrutura organizacional, julgue o item subsequente.

Nas estruturas organizacionais centralizadas, apesar da demora nas decisões, o processo decisório tende a percorrer toda a cadeia de comando, levando as pessoas a participarem da decisão.

Questão 6: CESPE – Admin (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere a aspectos da estrutura organizacional, julgue o item subsequente.

Uma organização que busque adquirir uma estrutura mais flexível e otimizada deve descentralizar sua cadeia de comando para que os gastos com coordenação e controle gerencial sejam minorados por meio da responsabilização e participação dos membros dessa organização.

Questão 7: CESPE – Admin (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere a aspectos da estrutura organizacional, julgue o item subsequente.

Organizações que busquem inovações contínuas para o mercado tendem a migrar de estruturas departamentais matriciais para estruturas funcionais verticais, o que resulta em ganhos na capacidade produtiva e na otimização de recursos organizacionais.

Questão 8: CESPE – Ag Adm (MDIC)/MDIC/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das organizações administrativas e dos tipos de estruturas organizacionais, julgue o item a seguir.

Há distinção entre descentralização de atividades e descentralização de autoridade; por exemplo, as atividades de grandes multinacionais são descentralizadas, ou seja, desenvolvem-se em vários locais, entretanto o poder organizacional, em geral, centraliza-se nas sedes dessas empresas.

Questão 9: CESPE – Ag Adm (MDIC)/MDIC/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das organizações administrativas e dos tipos de estruturas organizacionais, julgue o item a seguir.

A organização por competência é um tipo de estrutura organizacional que consiste em designar responsabilidades às pessoas conforme suas competências. A desvantagem desse tipo de estrutura organizacional é a ausência de descrição formalizada de cargos.

Questão 10: CESPE – Ag Adm (MDIC)/MDIC/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das organizações administrativas e dos tipos de estruturas organizacionais, julgue o item a seguir.

A estratégia é um fator que influencia na escolha da estrutura organizacional; por exemplo, as estratégias de inovação e crescimento exigem organizações por projeto.

Questão 11: CESPE – Ag Adm (MDIC)/MDIC/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das organizações administrativas e dos tipos de estruturas organizacionais, julgue o item a seguir.

Embora o modelo funcional de departamentalização seja apropriado para organizações de pequeno porte, ele também pode ser utilizado pelas grandes empresas que executam suas operações em uma mesma área geográfica.

Questão 12: CESPE – AA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das estruturas organizacionais, julgue o item seguinte.

A redistribuição do poder e as mudanças dos estilos de chefia são exemplos de consequências da delegação nas estruturas de comando das organizações.

Questão 13: CESPE – AA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das estruturas organizacionais, julgue o item seguinte.

As organizações que buscam estabilidade e economia de escala em seus departamentos apresentam estruturas divisionais e, por vezes, matriciais por terem a especialização do trabalho como elemento central.

Questão 14: CESPE – AA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das estruturas organizacionais, julgue o item seguinte.

A afirmação “Chega-se mais longe cooperando do que espiando o vizinho” evidencia a estrutura horizontal ou em rede, segundo a qual as organizações se centram em suas competências essenciais e complementam suas habilidades com outras organizações parceiras.

Questão 15: CESPE – AA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

A respeito das estruturas organizacionais, julgue o item seguinte.

Quanto mais níveis hierárquicos existirem em uma organização, maior será a amplitude de controle prevista para os cargos de comando ou chefias.

Questão 16: CESPE – AA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Com base em temas importantes para a administração, como projetos, processos e qualidade nas organizações, julgue o próximo item.

Em uma estrutura de projetos, o controle realizado por meio de relatórios de progresso, custos, orçamentos, desempenho e riscos constitui uma atribuição de primeiro nível para que os resultados do projeto sejam monitorados.

Questão 17: CESPE – AA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Com base em temas importantes para a administração, como projetos, processos e qualidade nas organizações, julgue o próximo item.

Os projetos matriciais incluem pessoas de diferentes unidades organizacionais que atuem em áreas funcionais desses projetos.

Questão 18: CESPE – TA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

As teorias da liderança formam um arcabouço necessário para que as organizações desempenhem as suas atividades conforme prescrito em seus objetivos, porém a liderança depende também de como a organização é constituída, sua cultura, seus esforços sinérgicos e o planejamento de suas atividades. A respeito desse assunto, julgue o próximo item.

A departamentalização matricial é um tipo híbrido de agrupamento de atividades em que os empregados de várias especialidades se agrupam para realizar tarefas em tempo não limitado.

Questão 19: CESPE – TA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

As teorias da liderança formam um arcabouço necessário para que as organizações desempenhem as suas atividades conforme prescrito em seus objetivos, porém a liderança depende também de como a organização é constituída, sua cultura, seus esforços sinérgicos e o planejamento de suas atividades. A respeito desse assunto, julgue o próximo item.

A centralização como forma de delegação de competência se caracteriza pela distribuição de poder e pela tomada de decisão estendidas aos níveis mais baixos da organização.

Questão 20: CESPE – Ag Adm (CADE)/CADE/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Julgue o item a seguir, relativo à estrutura organizacional.

Nas organizações, a departamentalização por objetivos é utilizada para definir as principais unidades organizacionais, como produção, finanças e vendas.

Questão 21: CESPE – Ag Adm (CADE)/CADE/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Julgue o item a seguir, relativo à estrutura organizacional.

Na estrutura matricial, as tarefas de uma organização são unificadas de acordo com os seus objetivos, gerando estruturas divisionais como, por exemplo, produtos e clientes.

Questão 22: CESPE – Ag Adm (CADE)/CADE/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Julgue o item a seguir, relativo à estrutura organizacional.

A estrutura de uma organização é definida por sua composição hierárquica, sua departamentalização e seus sistemas de comunicação, coordenação e integração.

Questão 23: CESPE – Ag Adm (CADE)/CADE/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Julgue o item a seguir, relativo à estrutura organizacional.

Nas organizações, a departamentalização pode ser identificada por meio da estrutura vertical de seus organogramas.

Questão 24: CESPE – Ag Adm (CADE)/CADE/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere ao processo organizacional, julgue o item que se segue.

A distribuição de tarefas e de recursos entre os membros da organização compete à direção.

Questão 25: CESPE – Ag Adm (CADE)/CADE/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere ao processo organizacional, julgue o item que se segue.

A descentralização é natural nas organizações em crescimento, uma vez que o aumento da estrutura organizacional estimula a tomada de decisões por níveis hierárquicos intermediários.

Questão 26: CESPE – Ag Adm (PF)/PF/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Em relação às características básicas das organizações modernas, julgue o item a seguir.

O desenho organizacional é o processo por meio do qual os gestores selecionam e gerenciam aspectos da estrutura e da cultura organizacionais, que, por sua vez, são importantes para aumentar a eficiência da organização.

Questão 27: CESPE – Ag Adm (PF)/PF/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Em relação às características básicas das organizações modernas, julgue o item a seguir.

O principal propósito da estrutura organizacional consiste em alocar esforços para a execução de tarefas.

Questão 28: CESPE – Adm (PF)/PF/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere ao processo administrativo, julgue o item subsequente.

O surgimento de estruturas organizacionais horizontalizadas e desburocratizadas é resultado da adaptação das organizações contemporâneas aos novos padrões de trabalho.

Questão 29: CESPE – TJ (TJ CE)/TJ CE/Técnico-Administrativa/”Sem Especialidade”/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Nas últimas décadas, a natureza e a estrutura das organizações evoluíram de modelos tradicionais, com base em controle, para modelos contemporâneos, com base em aprendizagem. Com relação às características desses modelos, assinale a opção correta.

  1. a)  Uma característica presente nos modelos contemporâneos é a comunicação verticalizada.
  2. b)  Nos modelos tradicionais, as tarefas costumam ser compartilhadas entre os indivíduos.
  3. c)  Os modelos contemporâneos são marcados normalmente por tomadas de decisão centralizada.
  4. d)  Uma das premissas dos modelos tradicionais é a redução de normas.
  5. e)  A hierarquia flexibilizada caracteriza os modelos com base em aprendizagem.

 

Questão 30: CESPE – TJ (TJ CE)/TJ CE/Técnico-Administrativa/”Sem Especialidade”/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

No que se refere aos diferentes agrupamentos departamentais utilizados atualmente nas organizações, assinale a opção correta.

  1. a)  O agrupamento em que se organizam as pessoas de acordo com o que é produzido na organização denomina-se funcional.
  2. b)  No agrupamento de rede, as pessoas são organizadas de acordo com processos de trabalho ou fluxos de informação.
  3. c)  Agrupamentos multifocados são utilizados por organizações em que se adotam, simultaneamente, dois modelos de agrupamento.
  4. d)  Denomina-se horizontal o modelo que se fundamenta na coordenação e na colaboração com outras organizações, tal como ocorre na terceirização.
  5. e)  No agrupamento divisional, reúnem-se pessoas que executam as mesmas funções ou processos.

 

Questão 31: CESPE – AJ (TJ CE)/TJ CE/Técnico-Administrativa/Administração/2014

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Com relação às abordagens para a departamentalização em organizações, assinale a opção correta.

  1. a) A departamentalização por localização é caracterizada pelo parcelamento das operações da organização em componentes temporais.
  2. b) Na departamentalização por processos, as divisões organizacionais são definidas com base nas atividades operacionais executadas.
  3. c) Na departamentalização por produto, consideram-se as áreas funcionais da organização.
  4. d) Na departamentalização funcional, observam-se os processos desenvolvidos na organização como base para a definição dos departamentos.
  5. e) Organizações que destinam um departamento para clientes industriais e outro para clientes varejistas adotam a departamentalização por objetivo.

 

Questão 32: CESPE – AJ TRE GO/TRE GO/Administrativa/2015

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Acerca de organização e motivação, julgue o item a seguir.

Um hipermercado é um típico exemplo de departamentalização por produtos.

Questão 33: CESPE – TJ TRE GO/TRE GO/Administrativa/”Sem Especialidade”/2015

Assunto: Organização e Desenho Organizacional

Acerca das características das organizações formais modernas e da cultura organizacional, julgue o item subsequente.

A departamentalização funcional tem a desvantagem de reduzir a cooperação entre departamentos devido à ênfase nas especialidades.

Gabarito

1) Errado 2) Errado 3) Errado 4) Certo 5) Errado 6) Certo 7) Errado 8) Certo 9) Errado 10) Certo 11) Certo 12) Certo 13) Errado 14) Certo15) Errado 16) Certo 17) Certo 18) Errado 19) Errado 20) Errado 21) Errado22) Certo 23) Errado 24) Certo 25) Certo 26) Certo 27) Errado 28) Certo29) E 30) C 31) B 32) Certo 33) Certo

Referências:

Chiavenato, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010 2ª reimpressão

Publicado originalmente no Blog admparaconcursos.wordpress.com

Cultura Organizacional

Cultura organizacional esta relacionada a função administrativa organização e é bem explorada pela disciplina de Gestão de Pessoas. Vejamos seu conceito.

Cultura organizacional é o conjunto de normas informais que orientam os membros das organizações, é formada por crenças, hábitos, normas, valores, atitudes e expectativas compartilhados pelos membros da organização.

Esse é um conceito mais complicado e que pode aparecer na sua prova, tome especial cuidado para não confundir com clima que está relacionado às impressões gerais ou percepções dos empregados em relação ou seu ambiente de trabalho.

  • Artefatos: primeiro nível da cultura, mais superficial, visível e perceptível. Incluem produtos serviços, padrões de comportamento, coisas, eventos, símbolos, histórias, heróis, lemas, cerimônias anuais. Ou seja tudo que pode ser percebido visual ou auditivamente como cultura da organização.
  • Valores compartilhados: segundo nível da cultura, são valores, razões, crenças, justificativas aceitas por todos os membros. Geralmente, são criados originalmente pelos fundadores da organização.
  • Pressuposições básicas: terceiro nível da cultura organizacional, mais oculto. São as crenças inconscientes, percepções, sentimentos e pressuposições dominantes em que os membros da organização acreditam.

 

Referência:

Chiavenato, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010 2ª reimpressão.

Publicado originalmente no Blog admparaconcursos.wordpress.com

Introdução: Funções da Administração

Funções da administração é um tema muito importante e recorrente para quem está estudando para concursos. Na verdade é um tema central, é o núcleo da administração, pelo menos para os Neoclássicos.

Existem vários sinônimos para funções da administração: elementos da administração, funções do administrador, processo administrativo, ciclo administrativo, processo administrativo.

Então, quais são as Funções da Administração? Simples é o PODC, ou seja, são as funções Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, se você quer saber mais sobre o PODC veja esse post.

E de onde veio isso? Bem as funções da Administração são a evolução dos elementos da administração postulados pelo Fayol, que é um autor da escola Clássica da administração.

Agora você deve estar se perguntando que diabos é escola clássica? Quem são os Neoclássicos? Isso é História ou Administração? Essa discussão está relacionada à evolução da Administração.

Voltando ao nosso assunto, vamos rever os conceitos do PODC, pois a excelência vem com a repetição:

Planejar: significa definir o que a organização pretende fazer no futuro, ou seja define seus objetivos.

Organizar: significa atribuir tarefas e agrupamentos de tarefas em departamentos e alocar recursos para a realização dessas tarefas.

Dirigir: significa o poder de dar ordens e cobrar resultados, modernamente significa influenciar e motivar as pessoas para alcançarem resultados.

Controlar: significa acompanhar e monitorar o desempenho organizacional, ou seja, verificar se o que foi planejado, organizado e dirigido esta ocorrendo.

Chiavenato utiliza esse esquema para facilitar nossa vida e você tem que levar ele para a prova:

PODC 2

A última coisa que você tem de saber sobre as funções da administração é que o processo administrativo é uma sequência interativa e cíclica conforme abaixo:Captura de ecrã 2015-07-4, às 10.19.35 PM

 

Ao mesmo tempo em que é uma sequência essas funções interagem entre sí e embora haja uma sequência ela não é rígida. Por exemplo, você marcaria certo ou errado para a seguinte afirmação: o controle depende e parte do planejamento. Em uma análise superficial você poderia afirmar que é falsa, pois para se chegar ao controle devemos passar pelas etapas de organização e direção. Entretanto, se observar bem no quadro acima o controle visa verificar se o que foi planejado foi efetivamente realizado, logo ele parte do planejamento.

Vamos para umas questões pois esse post está deixando de ser resumo…

Questão 1: CESPE – Adm (MIN)/MIN/2013

Assunto: Funções Administrativas

A organização é uma combinação de esforços individuais para o cumprimento de propósitos coletivos. Com relação a esse assunto, julgue o seguinte item.
As funções organizacionais são tarefas especializadas executadas por pessoas e grupos para o atingimento de objetivos da empresa. As mais importantes tarefas comuns a qualquer tipo organização incluem a de produção, de marketing, de pesquisa e desenvolvimento, de finanças e de recursos humanos.

Questão 2: CESPE – Ana (BACEN)/BACEN/Área 6 – Gestão e Análise Processual/2013

Assunto: Funções Administrativas

Julgue o item a seguir, a respeito de estratégia e planejamento.
Planejamento é o processo no qual são definidos, após a tomada de decisão, os objetivos a serem atingidos por uma organização.

Questão 3: CESPE – AJ (STF)/STF/Administrativa/2013

Assunto: Funções Administrativas

A respeito dos processos de gestão nas organizações, julgue o item seguinte.

Planejamentos estratégicos envolvem metas de longo prazo, e planejamentos táticos e operacionais, metas de médio e de curto prazo.

 

Questão 4: CESPE – Ag Adm (SUFRAMA)/SUFRAMA/2014

Assunto: Funções Administrativas

Acerca das funções e do processo da administração, julgue o item que se segue.

Definir a missão da organização, designar as pessoas, dividir o trabalho e definir e controlar o desempenho são funções da administração relacionadas, respectivamente, ao planejamento, à organização, à direção e ao controle.

 

Questão 5: CESPE – TA (ICMBio)/ICMBio/2014

Assunto: Funções Administrativas

As teorias da liderança formam um arcabouço necessário para que as organizações desempenhem as suas atividades conforme prescrito em seus objetivos, porém a liderança depende também de como a organização é constituída, sua cultura, seus esforços sinérgicos e o planejamento de suas atividades. A respeito desse assunto, julgue o próximo item.

O planejamento estabelece o alicerce para as funções de organizar, dirigir e controlar.

 

Questão 6: CESPE – OCE (TCE-RS)/TCE-RS/Classe A/Oficial Instrutivo/2013

Assunto: Funções Administrativas

A respeito do processo administrativo relacionado às funções, estrutura e cultura organizacionais, julgue o item subsequente.

O planejamento, como função administrativa, envolve a identificação, a análise, a ordenação e o agrupamento das atividades e recursos, visando ao alcance de resultados.

Questão 7: CESPE – TA (ANS)/ANS/2013

Assunto: Funções Administrativas

Julgue o item a seguir, relativo a administração e gestão de pessoas nas organizações.

Ao se certificar de que a organização está seguindo o rumo de seus objetivos, o gestor pode planejar e organizar os recursos para alcance da estratégia organizacional.

1) Certo 2) Errado 3) Certo 4) Errado 5) Certo 6) Errado 7) Errado

Referenciais:

Introdução a Teoria Geral da Administração – Chiavenato – 4ª Edição, Editora Makon Books.

Publicado originalmente no Blog admparaconcursos.wordpress.com

Noções de Gestão da Qualidade para Concursos Públicos

Um assunto que tem recebido muita atenção por parte do Cespe (banca de concurso) é Gestão da Qualidade. Nos editais em que essa matéria é prevista geralmente cai mais de um item sobre o assunto. Este é um roteiro dos principais aspectos sobre Gestão da Qualidade para que você saiba o que é, e como pesquisar mais sobre o tema.

Qualidade é a capacidade de atender, durante todo o tempo, ás necessidades do cliente. Isso significa consonância: a adequação entre as características do produto ou serviço e as expectativas do cliente ou consumidor. Qualidade é o grau de excelência daquilo que se faz. (Chiavenato)

Há muitos conceitos sobre qualidade e todos referem-se às características do produto ou serviço, assim como sobre atender as expectativas do cliente (qualidade e preço). Algumas abordagens consideram os colaboradores como clientes internos e os consumidores como os clientes externos. Esse aspecto é um pouco polêmico, mas fica o registro.

A origem da qualidade é o aspecto mais curioso desse tema. O modelo de gestão da qualidade surgiu no Japão, mas com as ideias e práticas desenvolvidas nos EUA. Os principais teóricos foram Deming e Juran, mas hoje há muita referencia bibliográfica sobre o tema. A data de surgimento da qualidade é por volta de 1951.

Deming é responsável pelos 14 pontos da qualidade. Juran desenvolveu os 10 passos para a melhoria da qualidade. Ou seja, Deming teve foco nos princípios e Juran se concentrou em desenvolver uma visão operacional para aplicar a Gestão da Qualidade nas empresas.

A melhoria contínua talvez seja o conceito da qualidade mais discutido nas empresas. É conhecida também pelo termo em japonês kaisen. Para Daft melhoria contínua é “A implantação de um grande número de pequenas melhorias em todas as áreas da organização em base contínua.”

Como decorrência da melhoria contínua existe o modelo de gestão de Qualidade Total.

A qualidade total (grifo meu) é uma filosofia de gestão que pressupõe o envolvimento de todos os membros de uma organização em constante busca de auto-superação e contínuo aperfeiçoamento. O envolvimento e participação de todas as pessoas em todos os níveis da organização e a busca de melhoria constante e contínua (grifo meu).

Os princípios da qualidade total são: intenso foco no cliente, preocupação com a Melhoria Contínua, melhoria da qualidade em tudo que a empresa faz, medição acurada (estatísticas) e fortalecimento dos empregados (empowerment).

Principais técnicas de qualidade total são:

  • Benchmarking
  • Terceirização (outsourcing)
  • Redução do ciclo de tempo – tempo gasto na produção de bem ou prestação de um serviço
  • Círculos de qualidade
  • Seis Sigmas
  • Melhoria Contínua

Hoje a Gestão da Qualidade é um fator diferencial para empresas e órgãos públicos que desejam prestar o melhor serviço a seus clientes. Se você vai fazer prova do Cespe e esse assunto está no edital se prepare para encontrar pelo menos um item sobre o assunto, mas o mais comum é aparecer mais de um item e uma possível redação. Espero ajudar e até o próximo post.

Bibliografia utilizada

Chiavenato, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010 2ª reimpressão. ISBN 978-85-352-3771-9 (p. 543-571)

Daft, Richard L. — Administração ; revisão técnica / Dênis Forte / tradução Harue Ohara Avritcher. – São Paulo: Cengage Learning, 2010 pags. 520-558

 

Administração para Concursos Públicos

Quando comecei a estudar Administração para provas de concursos eu achava que seria tranqüilo, pois sou formado em Administação pela formado pela UnB.

Como a maioria dos concursos para Brasília são realizados pelo Cespe – órgão da UnB –,  achei que seria moleza, porque são os professores UnB que elaboram as provas para o Cespe.

Grande engano! Para minha surpresa, deparei-me com assuntos estranhos dos quais não tinha idéia do que era, ou pior, o que eu tinha estudado na graduação errava em provas.

Onde estava o erro?

Primeiro, culpei a mim mesmo. Nunca fui um aluno exemplar e não gostava muito do meu curso. Só estudava para as matérias que queria. As que eu não gostava, empurrava com a barriga.

Depois, analisando com mais calma, fiquei surpreso ao perceber que inclusive as matérias que eu gostava e tinha estudado muito estavam desalinhadas com o que era cobrado em provas.

Parecia que eu não tinha estudado na UnB ou pior que aquilo que eu tinha estudado não era suficiente.

Segundo, eu estranhava a linguagem usada nos editais e na prova. Não via muita referência às escolas de administração e ao que eu havia estudado.

Cobravam assuntos estudados de forma pontual – superficialmente – ou que eram discutidos de maneira muito teórica e abstrata.

Nessa situação desagradável descobri algumas coisas.

Estudar para concurso é absurdamente diferente do estudo da graduação. A abordagem utilizada nas provas é diferente da usada em um curso de graduação. Senti como se eu nunca tivesse estudado Administração na vida, mas na verdade eu não tinha estudado Administração para Concursos.

Explico melhor a questão da abordagem. Na Universidade, faculdade e até em cursinhos preparatórios para concurso, utiliza-se muito a visão Histórica da administração, que passa pelas escolas da administração da Clássica até a Contingencial geralmente.

Há, porém, outra ótica O Estudo da administração sob o ponto de vista dos processos que envolvem a administração – Planejamento, Organização, Direção (ou Liderança) e Controle.

Essa última abordagem é a que encontraremos em provas de concursos principalmente.

Então não cai a abordagem histórica?

Não é bem assim, em alguns concursos, cobram as escolas da administração sob o ponto de vista histórico, mas é exceção.

O que ocorre é que há algumas escolas são muito cobradas, o maior exemplo é a abordagem sistêmica, e no resto da prova, avaliam-se a visão de processos a qual está diluída em toda a evolução da Administração.

O ponto principal é que…

Estudar para concursos com uma referência bibliográfica equivocada gera muito stress e frustração, assim como assistir a aulas baseadas nessas bibliografias.

Há pessoas que ainda não perceberam essa diferença e naturalmente se confundem ao tentar transpor esses assuntos diluídos em escolas da Administração para o estudo dos processos Administrativos.

Onde você quer chegar com isso?

Meu conselho é, antes de estudar Administração para concursos, tenha o seguinte em mente:

  1. Estudar para concurso é muito diferente de estudar para uma prova de graduação.
  2. Mesmo que você seja um bacharel em administração, ou além, seja mestre, doutor ou pós-doutor em Administração estudar para concurso é como começar tudo novamente, ou pior seu conhecimento agregado pode atrapalhá-lo.
  3. Busque conhecimento na fonte certa, Estude por livros ou com professores que sigam a abordagem por processos Administrativos – Planejamento, Direção, Organização e Controle, esse livros geralmente usam o título “Administração” e não “Teoria Geral de Administração”.
  4. Inverta seu processo de estudos, comece conhecendo a prova que você vai encontrar e depois busque o conhecimento ou a dissonância do seu conhecimento com o que é cobrado na prova.

Por ultimo mas não menos imporante:

Não indico autodidatismo para concursos, mas se você quer uma referência bibliográfica de Administração para concursos de uma olhada nesse livro:

“Administração nos novos tempos” do Autor Idalberto Chiavenato.

Eficiência, Eficácia e Efetividade.

Resumidamente pode-se afirmar que:

Eficiência é o uso ótimo dos recursos organizacionais para produzir produtos ou serviços. É uma relação entre custo e bens ou serviços oferecidos.

Eficácia é o alcance de metas, objetivos da organização.

Efetividade para alguns autores é o alcance de eficiência e eficácia ao mesmo tempo. Outros autores, porém, referem-se à produção de impactos esperados. Está relacionada a uma alteração no ambiente, é um conceito mais amplo que o de eficácia.

Vamos usar o exemplo de uma pessoa que estuda para concursos.

Eficiência seria gastar o menor tempo e dinheiro até passar.

Eficácia obter aprovação no concurso desejado.

Efetividade ser aprovado, otimizando os recursos, e assumir o cargo. Além disso, realizar seus objetivos profissionais e pessoais (sonhos), transformando sua vida, as pessoas e o ambiente.

Caso você busque uma rápida ideia desses conceitos o que leu até aqui é suficiente e não precisa ler o resto do texto.

Se quer, porém, mais embasamento teórico referenciado sinta-se à vontade para continuar a leitura.

Os conceitos de Eficiência, Eficácia e Efetividade têm relação com a Administração, Ciências Políticas e Direito.

Na Administração os conceitos de Eficiência e Eficácia estão bem definidos.

Vejamos definições desses conceitos segundo alguns dos principais autores em Administração:

Daft

Eficiência – Uso mínimo de recursos – matéria prima, dinheiro e pessoas – para produzir um volume desejado de produtos.

Eficácia – Grau em que uma organização atinge uma meta declarada.

Maximiano

Eficiência – é a palavra utilizada para indicar que a organização utiliza produtivamente, ou de maneira econômica, seus recursos. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente a organização.

Eficácia – é a palavra utilizada para indicar que a organização realiza seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos mais a organização é eficaz.

Chiavenato

Eficiência – significa fazer bem e corretamente as coisas. Relaciona-se com os meios.

Eficácia – significa atingir objetivos e resultados

Ao tratarmos de efetividade, há uma dissonância entre os autores. Os Principais autores da Teoria Administrativa não definem o que seria Efetividade (Chiavenato, Amaru e Daft) nos livros pesquisados.

Encontrei duas referências ao termo. Uma do autor Mathias-Pereira relacionado à área de Ciência Política e outro do autor Antônio Cury de Organização e Métodos, vejamos:

Mathias-Pereira

Efetividade – A efetividade é a soma da eficiência e da eficácia. Assim, a efetividade ocorre quando os bens e serviços resultantes de determinada ação alcançam os resultados mais benéficos para a sociedade.

Antônio Cury

Efetividade – termo adotado para traduzir o comportamento gerencial quando, manipulado de forma adequado seus insumos (eficiência), o executivo atinge seus produtos (eficácia), com valor social, isto é, tendo tais produtos ampla aceitação do mercado

Chiavenato faz referência ao termo excelência como se fosse um sinônimo de Efetividade, mas não este termo ao afirmar que “O sucesso administrativo consiste em obter simultaneamente eficiência e eficácia na utilização dos recursos organizacionais. Isso significa excelência.”

O debate sobre a efetividade está relacionado à ciência política e aos impactos das políticas públicas e seus resultados.

Nesse sentido há dois conceitos de efetividade extraído do artigo “Eficácia, Eficiência e Efetividade na Administração Pública” autor: Rodrigo Batista de Castro.

“A efetividade, na área pública, afere em que medida os resultados de uma ação trazem benefício à população. Ou seja, ela é mais abrangente que a eficácia, na medida em que esta indica se o objetivo foi atingido, enquanto a efetividade mostra se aquele objetivo trouxe melhorias para a população visada.”

efetividade: é o mais complexo dos três conceitos, em que a preocupação central é averiguar a real necessidade e oportunidade de determinadas ações estatais, deixando claro que setores são beneficiados e em detrimento de que outros atores sociais. Essa averiguação da necessidade e oportunidade deve ser a mais democrática, transparente e responsável possível, buscando sintonizar e sensibilizar a população para a implementação das políticas públicas. Este conceito não se relaciona estritamente com a idéia de eficiência, que tem uma conotação econômica muito forte, haja vista que nada mais impróprio para a administração pública do que fazer com eficiência o que simplesmente não precisa ser feito (Torres, 2004, p. 175).”

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